Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO

Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);

Datenminimierung bedeutet, dass nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen, die für den konkreten Zweck erforderlich sind. Die personenbezogenen Daten müssen bei der Verarbeitung dem Zweck angemessen und für die Verarbeitung erheblich sein. Darüber hinaus müssen sie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Das Erfordernis der Erheblichkeit ist dabei so zu interpretieren, dass keine Daten erhoben werden dürfen, die zur Zweckerreichung nicht oder nicht mehr in geeigneter Weise beitragen können. In der Praxis müssen die Verarbeitungsprozesse so eingerichtet werden, dass nur erforderliche und erhebliche Daten verarbeitet werden und keine »Vorratsdatenspeicherung« betrieben wird.

Merken Sie sich an dieser Stelle nur, dass alles in Ordnung ist, wenn Sie bei der Datenerhebung tatsächlich nur die Daten abfragen, die für die spezielle Verarbeitung zwingend benötigt werden. Bei einem Neumitglied in einem Verein z.B. Name, Anschrift, Alter (ggf. weil dann Mitglied im Jugendverein), Bankverbindung (für die Abbuchung des Mitgliedsbeitrags). Alles sicherlich angemessen und erheblich. Aber, was ist, wenn Sie auch noch die Telefonnummer erfragen? Erheblich und angemessen? Ich wüsste nicht warum. Sie können dem Mitglied Nachrichten per Post oder ggf. per E-Mail zukommen lassen (und selbst die E-Mail könnte zusätzlich zur Postanschrift fraglich sein). Notfalls markieren Sie die Abfrage als freiwillig und überlassen es dem Neumitglied, ob es auch seine Telefonnummer (oder E-Mail neben der Postanschrift) offenbaren möchte.

Wenn Sie hingegen Anzahl der Kinder, deren Kontaktdaten und Hobbys abfragen, dann mag es sein, dass Sie auch die Sprösslinge für den Verein werben möchten, aber eine angemessene und erhebliche Datenverarbeitung ist das mit Sicherheit nicht. Sofern Sie Vergünstigungen für Familienmitglieder anbieten, reicht ein Hinweis auf diese Vergünstigungen und das Neumitglied kann wiederum selbständig entscheiden, ob es die weiteren Familienmitglieder mitteilt.